В связи с проведением комплекса мероприятий, необходимых для проверки добросовестности контрагента, нашей организацией разработаны следующие формы документального взаимодействия с поставщиком, образцы представлены поэтапно ниже.
1. Предоставляется предварительное письмо для подтверждения статуса добросовестного налогоплательщика со следующим содержанием.
«О предоставлении документов для
подтверждения статуса
добросовестного
налогоплательщика»
Уважаемый партнер!
В целях подтверждения статуса вашей организации как добросовестного налогоплательщика и минимизации рисков получения необоснованной налоговой выгоды по планируемой сделке до даты совершения сделки, просим предоставить заверенные печатью организации и подписью уполномоченного лица копии документов по перечню, содержащемуся в Приложении 1.
Приложение:
2. Оформляется приложение №1 с предоставлением поставщиком копий поименованных в приложении документов со следующим содержанием:
Приложение 1.
Список документов, обязательных к предоставлению контрагентом на дату заключения договора:
• Копия устава (последняя редакция);
• Копия Решения о назначении руководителя и главного бухгалтера контрагента (протокол собрания участников (акционеров), решение единственного учредителя, приказ о назначении);
• Копия паспорта руководителя/Паспортные данные руководителя. Или карточка образцов подписей руководителя при отказе предоставления копии паспорта
• Согласие на обработку персональных данных (Приложение 2.) руководителя.
• Копии документов, подтверждающих адрес местонахождения подрядчика (договор аренды, свидетельство о праве собственности).
• Гарантийное письмо о том, что организация является добросовестным налогоплательщиком (Приложение 3).
• Информационное письмо о производственных мощностях предприятия (Приложение 4). С приложением штатного расписания, договоров ГПХ, договор аренды склада.
• Доверенность на представление интересов предприятия Поставщика (Приложение 5).
• Копии лицензий при осуществлении лицензируемых видов деятельности или членство в СРО;
• Копии доверенностей на лиц, имеющих право подписывать документы от имени контрагента;
• Контактные данные контрагента: адрес местонахождения, телефон, факс, адрес электронной почты, Ф.И.О контактных лиц, в том числе со стороны бухгалтерии.
Примечание: Поименованный выше пакет документов подлежит обновлению 1 раз в год.
• В случае заключения договора ежеквартально после сдачи НД по НДС 9 раздел декларации с отметкой о сдаче/приеме налоговым органом.
• ПРИЛОЖЕНИЯ № 3,4,5 ДЕЙСТВУЮТ В ТЕЧЕНИЕ 1 ГОДА, ПРИ ПРОДЛЕНИИ СОТРУДНЧЕСТВА ИХ НЕОБХОДИМО ПОДПИСАТЬ НА НОВЫЙ ПЕРИОД СОТРУДНИЧЕСТВА.
3. Оформляется приложение №2 согласие на обработку персональных данных со следующим содержанием:
Приложение 2.
Согласие на обработку персональных данных
Настоящим выражаем свое безусловное согласие на обработку персональных данных, указанных в договоре и в иных документах, переданных нами для целей заключения и исполнения договора.
Целями обработки персональных данных являются: обеспечение исполнения договора, выполнение требований действующего законодательства и (или) контролирующих органов, иные законные цели.
4. Оформляется приложение №3 гарантийное письмо со следующим содержанием:
Приложение 3.
ООО «…….»
ИНН
ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО
ООО «……», (далее Общество), в лице Генерального директора …….., действующего на основании Устава, настоящим подтверждает, что является добросовестным налогоплательщиком, своевременно и в полном объеме исполняет свои обязательства по уплате законно установленных налогов и сборов; гарантирует, что своевременно и в полном объеме предоставляет отчетность в налоговый орган по месту учета; подтверждает, что данная отчетность является достоверной.
Общество не соответствует признакам, характеризующим его как фирму - «однодневку».
В случае необходимости документального подтверждения в адрес налоговых органов информации/документов при проведении мероприятий камерального и выездного налогового контроля оказывать содействие, предоставлять по запросу документы-основания, доказывающие факт покупки ТМЦ/товаров/работ/услуг своих поставщиков. Своевременно и в полном объеме предоставлять налоговым органам документы/информацию при проведении мероприятий налогового контроля.
В случае, если к компании со стороны контролирующих органов будут предъявлены какие-либо претензии, связанные с деятельностью Поставщика (в том числе по вопросам правильности оформления отчетности и первичной документации), включая налоговые, влекущие неблагоприятные последствия, в том числе в форме отказа в зачете НДС, в доначислении налогов, обязывании уплаты штрафов и пеней, Поставщик обязуется в течение 5 (пяти) рабочих дней с даты предъявления соответствующего требования выплатить штраф в сумме незачтенного НДС и доначисленных налогов, а также возместить все иные связанные с этим расходы (в том числе пени и штрафов и т.п.).
5. Оформляется приложение №4 справка о производственных/торговых/трудовых мощностях поставщика со следующим содержанием:
Приложение 4.
ООО «…….»
ИНН …….
дата. Тел.
ИНФОРМАЦИОННОЕ ПИСЬМО
о производственных мощностях предприятия
Настоящим доводим до вашего сведения, что ООО «…….» для поставки товаров/выполнения работ, оказания услуг по договору, располагает следующими ресурсами:
После прохождения всей описанной выше процедуры, с поставщиком подписывается договор. При этом необходимо отметить, что в случае длительных договорных отношений и пролонгации договоров приложения № 3 и №4 оформляются каждый год перед началом нового финансового года.
6. По окончании финансового года и формированию налоговых регистров, являющихся приложением к налоговой отчетности оформляется запрос на представление документов в адрес поставщиков в подтверждение совершенных финансово-хозяйственных сделок за истекший год со следующим содержанием:
Дата
Запрос на предоставление документов (информации)
В рамках исполнения гарантийных обязательств по приложению № 3 от …... просим Вас предоставить в адрес ООО «СВК Стандарт» за 20__ г. следующие документы:
В случае отказа в представлении требуемых документов сотрудничество на следующий 20__ год будет приостановлено.
7. После предоставления поставщиком информации за истекший финансовый год, все документы архивируются для прохождения в дальнейшем мероприятий налогового контроля и обеспечения защиты в суде на случай взыскания неотработанного аванса/взыскания денежных средств по иным основаниям.